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MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES – COLOMBIA

INTRODUCCIÓN

A continuación, se enuncian las políticas de Tratamiento de información que rigen la actividad desarrollada por La Asociación Ministerios Kenneth Copeland y el manejo de sus bases de datos. El presente documento se desarrolla en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales”, según la cual todas las entidades públicas o privadas que manejen Datos Personales, deberán adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para asegurar el efectivo ejercicio de los derechos de los Titulares.

Toda la información recibida por La Asociación Ministerios Kenneth Copeland a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos, y que conforma nuestras bases de datos, obtenidos de clientes, proveedores, empleados o contratistas, y demás Titulares de información, se rige por las políticas de uso que se presentaran a continuación.

 

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Nombre: Asociación Ministerios Kenneth Copeland.

Número de identificación Tributaria (NIT): 900828722-9.

Dirección: Cra 13 # 135-33, Bogotá DC, Colombia, 110121

Teléfono: (1) 654-0008

Correo electrónico: KCMcolombia@kcm.org

 

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

PARTE I. DEFINICIONES

ARTÍCULO 1. DEFINICIONES. En atención a lo ordenado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015, se hace necesario establecer las definiciones para el entendimiento y aplicación de la norma, las cuales serán incorporadas en el presente Manual así:

  1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  2. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
  3. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento.
  4. DATOS PERSONALES: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
  6. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
  7. DATOS SENSIBLES: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva los intereses de cualquier partido político que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  8. TRATAMIENTO: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  9. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  10. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
  11. TITULAR: Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
  12. INFORMACIÓN: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del Tratamiento generen, obtengan, adquieran transformen o controlen.
  13. INFORMACIÓN PÚBLICA: Es toda información que el responsable y/o Encargado del Tratamiento, genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad de tal.
  14. INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.
  15. INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.
  16. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
  17. DATOS ABIERTOS: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

 

PARTE II. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 2. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y el Decreto 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplicará al Tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje La Asociación Ministerios Kenneth Copeland.

ARTÍCULO 4. OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental de habeas data reglamentado por la Ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los datos de carácter personal que realiza La Asociación Ministerios Kenneth Copeland.

ARTÍCULO 5. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. La Asociación Ministerios Kenneth Copeland aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tengan poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la Asociación.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PESONALES. Los principios que regirán el Tratamiento de Datos Personales son:

  1. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de los Datos Personales recogidos por La Asociación Ministerios Kenneth Copeland debe ser informado al Titular de los mismos.
  2. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
  3. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  4. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  5. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
  6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012.

 

PARTE III. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales, con la facultad de ejercer este derecho, en relación con la información, parcial o inexacta o incompleta, dividida, información engañosa o cuyo Tratamiento sea prohibido o no autorizado.
  2. Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el Tratamiento de los Datos Personales.
  3. Ser informado por La Asociación Ministerios Kenneth Copeland, del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la Ley 1581 del 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
  6. Tener acceso a los Datos Personales que La Asociación Ministerios Kenneth Copeland haya recolectado y tratado.

ARTÍCULO 8. EJERCICO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición La Asociación Ministerios Kenneth Copeland.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
  5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes que se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

ARTÍCULO 9. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturales pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus Datos Personales y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus Datos Personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personales y la de los demás.

ARTÍCULO 10. DEBERES DE LA ASOCIACIÓN MINISTERIOS KENNETH COPELAND COMO RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN Y/O COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, La Asociación Ministerios Kenneth Copeland se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el Tratamiento de Datos Personales:

  1. Garantizar al Titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente, sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
  10. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” conforme la Ley 1581 de 2012.
  11. Abstenerse de circular información a personas no autorizadas.
  12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
  13. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Informar a través de los medios que considere pertinente los nuevos mecanismos que implemente para que los Titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

ARTÍCULO 11. TRATAMIENTO A DATOS SENSIBLES. Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades de La Asociación Ministerios Kenneth Copeland siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  4. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la Asociación, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
  5. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  6. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

 

PARTE IV. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

ARTÍCULO 12. AUTORIZACIÓN. La Asociación Ministerios Kenneth Copeland en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

ARTÍCULO 13. FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN. El Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de La Asociación Ministerios Kenneth Copeland, con la finalidad de servir a los constituyentes cristianos y no cristianos de los Ministerios Kenneth Copeland con la Palabra de Dios a través de múltiples canales de comunicación, que gusten de conocer más de Dios, la Biblia y de cómo cambiar sus vidas, como también para contribuir a la promoción y desarrollo humano de la sociedad en general.

ARTÍCULO 14. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

ARTÍCULO 15. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por La Asociación Ministerios Kenneth Copeland y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa la Tratamiento de sus Datos Personales.

En el caso en que la autorización se otorgue mediante documento físico, en el anexo No. 1 de este documento se presenta el formato de autorización definido La Asociación Ministerios Kenneth Copeland, para la recolección y Tratamiento de Datos Personales.

PARTE V. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS. Los Titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad.

La solicitud deberá hacerse por alguno de los siguientes medios:

Correo electrónico: KCMcolombia@kcm.org

Llamada telefónica: 654-0008 en la ciudad de Bogotá, Colombia.

ARTÍCULO 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN. Para el almacenamiento de los datos, la empresa cuenta con una técnica de encriptación de Datos Personales y la transmisión de los datos a los encargados, se hace con archivos protegidos con contraseña.

ARTÍCULO 19. VIGENCIA DEL MANUAL. El presente manual rige a partir del mes de enero del año 2018.

Aprobó,

NOMBRE: MARCOS MAURICIO REY

CARGO: Director Ejecutivo / Representante Legal